北京市二十一世纪公益基金会
行政管理制度
前言
为规范北京市二十一世纪公益基金会行政管理，特制定基金会行政管理制度，希望通过共同遵守，营造良好的工作环境。
第一章 办公室行为规范
第一条 目的
明确工作纪律及行为规范，遵守职业道德以及机构各项规章制度，确保良好有序的工作环境。
第二条 原则
有章可依，有章必依，爱岗敬业，恪尽职守，高质高效地完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理，不省略、不简化、不拖拉，领导交办的事务要迅速处理，并及时汇报办理结果，做到件件有着落，事事有回音，具体事实依据，作为员工业绩考评的参考指标之一。
第三条 行为
（一）主动维护良好的办公环境秩序，不大声喧哗影响他人正常工作，不在非吸烟场所吸烟以免造成火灾；
（二）严守工作纪律，遵守作息时间。不迟到，不早退，有病有事要请假，并事先安排好工作。不在办公时间擅离工作岗位或进入与工作无关场所，影响工作；不在工作时间做与工作无关的事情：浏览、阅读与工作无关的网站、书刊报纸；
（三）保持个人办公桌面及周边办公环境干净整洁，爱护公用设施、用具，如有损坏、故障，主动报告以作及时维护。资源善用，成本节约；
（四）团结、互助、尊重、信任、营造相互信赖的工作气氛；具团队协作精神，主动承担本职工作以外的职责、任务。
（五）对于有危害机构权益的事情，能及时通告有关部门负责人或主动预防，避免机构的损失；遵守工作规例，杜绝让机构蒙受经济损失或造成安全事故；
（六）工作语言沟通亲切、诚意、谦虚；接听工作电话，尽量在铃声响三声内接听，先说“您好！”并做好电话记录，牢记4W（①When何时②Who何人③Where何地④What何事）技巧，重要信息要及时告知相关负责人。接洽员工、客户办理事宜不论是否对口，切勿说“不清楚”“不知道”，要认真倾听、快速反应，并为其提供准确联络人及电话，或及时准确传达信息。工作时间，不打非业务电话，接非业务电话时尽量缩短通话时间，不影响正常工作；
（七）尊敬领导、同事、来访人员和客户，懂得文明礼貌，待人热情、真诚，如有具体业务应引领至相关部门；杜绝言行失检、态度傲慢、经劝导仍不服从工作分配或不配合工作；
（八）外出公务或休假，应设置个人邮箱自动回复外出提示，并交待同事代接听工作电话。因公外出办事要保持与机构的正常工作联系；
（九）相互合作，当意见或主张不一致时，应理解相互的立场，积极寻求合作解决方案，面对面沟通，避免争执；
（十）做到上下传达、信息通畅、各尽其职、履行工作职责。对团队或上司形成的决策或指令要执行，有保留意见的，可及时反映以作调整，切勿消极应对，影响工作；
（十一）爱护公共财物，使用办公设施、用具后及时放回原位；
第二章 考勤管理制度
考勤是基金会管理工作的基础，是计发工资等福利待遇的主要依据。基金会各级人员须予以高度重视。为加强基金会管理，完善各项规章制度，提高员工工作效率，加强考勤制度规范化管理，保证各部门各项工作有序运行，根据国家和上级机关相关规定，结合基金会具体情况，特制定本制度。
第四条 总则
（一）基金会标准工作时间为周一至周五，并享有国家规定的法定节假日；每日工作时间为:9:00-17:00，中午休息时间为:12:00-13:00。因国家规定变更或有特殊情况时，基金会可对工作时间进行适当调整。
（二）上班期间因公事外出者，须提前一天向部门主任提交“因公外出申请单”申请，经秘书长以上领导签字同意后方可外出。未按程序或未经同意外出者，视情况按缺勤或旷工处理。
（三）上班时间开始后未到岗者，计迟到，迟到第1次，扣除10元；迟到第2次，扣除50元；迟到第3次，扣除100元；3次以上均按照100元次扣除。。当月累计迟到10次以上或累计旷工3天以上者，视为自动解除劳动关系。
（四）在下班时间前擅自离岗者，计为早退，从基本工资中扣减相应缺勤时间的工资，不足1小时按1小时处理；早退在2小时以上者，按旷工半天处理；早退在4小时以上者，按旷工1天处理。
第五条 请假基本规定
（一）假期审批权限：
（1）员工请假2小时以内者，由部门主任审批，主任及主任以上级别人员由秘书长批准；
（2）员工请假半天以上的由秘书长审批。
（二）请假流程：
（1）员工请假需事先填写请假申请，报部门主任、秘书长以上级别领导审批；不可事后补手续（紧急、突发事件除外)；
（2）请假申请通过后，方可视为请假完成；
（3）员工因疾病或急事需请病事假而不能事先履行请假手续的，需事先电话或微信提出申请，得到批准后方可休假，并在假期结束后3日内补齐上述请假手续。
第六条 加班审批及调休制度
（一）基金会员工如因工作量或工作时间冲突需要在非正常工作时间内申请加班的，需报主管领导报备，并填写加班单，经部门领导和秘书长签字后方可生效。加班单交办公室存档，用于考勤统计时使用。
（二）加班时长可在1年内进行调休，调休1天以内需提前1天申请，调休1天以上需提前3天申请。调休期间不扣除员工工资与各项福利待遇。
（三）员工自愿参加周六日培训学习，不视为加班。
（四）基金会设立全勤奖，全勤员工每月奖励200元。
第七条 附则
（一）基金会之前所有规章制度中关于考勤与请假的规定与本制度相抵触的，以本制度为准。
（二）本办法由基金会秘书处负责解释。
（三）本办法自颁布或修订之日起开始实施。
第三章 办公用品管理
为规范办公用品的管理，方便员工领取和使用。在确保办公所需的同时，倡导物尽其用、杜绝浪费，特制订办公用品管理制度。
第八条 发放
办公室为每一位新入职的员工在入职当天提供一套日常办公用品，如个人电脑等，员工应妥善保管、爱护使用；日常办公用品的领用办公室定期配发。
第九条 标准
办公室按日常常用、必要的办公用品类别，制定常规办公用品目录，遵照采购流程统一购入，以供各部门参照定期申请领用。
第十条 申领
各部门由本部门指定人员定期（如每月）汇集办公用品需求，向办公室申领，由其统一购入发放。
第十一条 循环使用
遵循环保节约的原则，办公文具、用品选购可循环利用、补充耗材等的物件（如可替换笔芯的书写笔），员工应配合使用。
第十二条 回收
员工离职时，应将指定需回收的办公用具、个人电脑等保持完好的使用状况，归还办公室。
第四章 固定资产管理制度
第十三条 固定资产类别
使用期限超过一年且单价在人民币5000元以上（含5000元）的一般设备及单价在人民币10000元以上（含10000元）的专用设备等。
第十四条 管理分工
（一）办公室负责统筹管理，负责申购、调配安装、维护和并建立编号、账册;
（二）财务部实施固定资产财务入账；
（三）使用部门及使用个人负责固定资产的日常管理及故障的报修。
（四）管理职责
（1）依据实际业务需求及资源善用进行调配或选购，避免盲目或重复购买；
（2）办公室有权对闲置资产进行调配或回收集中管理，某如出现故障或损坏等，由所属部门联系维修。办公室跟进处理，与使用部门评估是否需进一步维修或报废。如应错误操作而导致电器损坏或因个人原因导致电器丢失，则由该员工承担该电器的维修或重购费用。
（3）随时掌握固定资产的使用状况;，基金会公务用车只允许用于公益业务和项目执行，不得公车私用；专业器材（如医疗器械、摄影器材）只供专人在公益项目执行时使用，不得转借他人。其他常规电器员工应掌握正确使用方法，并由指定人员对所属电器维修。如出现故障或损坏等，须立即通知综合管理办公室进行日常管理，包括：妥善保管、正确使用、日常维护等。
（4）对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除、破坏固定资产的行为，将追查责任，视情节给予处罚。
（5）负责监督、配合使用部门固定资产的使用和维护，确保资产完好、正常使用。
（6）定期组织资产的清点，保证帐、卡、物相符；
（7）实施资产的分类，统一编号，建立固定资产档案，资产标签，协同使用部门验收、并进行购置、维保、转移、报废等；
（8）对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除、破坏固定资产的行为，将追查责任，视情节给予处罚；
第十五条 使用部门职责
（一）固定资产使用部门负责本部门的资产管理，由指定员工跟踪资产使用、保管、维护事宜；
（二）按资产使用方法使用及日常维护，确保资产的的完好及正常运作；
（三）固定资产的领用、转移、报废必须经秘书长批准，未经批准，不得擅自调动、报废，更不得自行外借和变卖。
第十六条 固定资产的购置、验收、领用
（一）因工作需要，部门购置固定资产须提前向秘书长提出申请，经秘书长批准后，由办公室购置;
（二）固定资产购入后，由使用部门检查、验收。
（三）固定资产的调拨与转移
（1）固定资产未经机构管理部门批准，不得擅自调拔、转移、借出和出售;
（2）固定资产的调拨及转移，须向办公室递交《固定资产转移单》，经批准后即办理资产转移手续，同时由调出、调入部门的负责人及经办人签字后，可资产移交，同时报备秘书长；
（3）未经管理部门批准，使用部门无权办理资产转移及处理，如有违规，将追究部门负责人及经办人的责任。
第十七条 申购程序
（一）办公室协调现有的资源在各部门间的调配利用，如无法满足实际需要，则依据基金会采购流程购入，贵重资产需秘书长/理事长审批同意；
（二）购入后，由办公室完成在册登记后送达需求部门。相关的《使用说明》《保修卡》均由所属部门保管；
（三）部门间如需调拨利用，移出及接收部门应及时填写《固定资产转移单》，并递交办公室存档。
第十八条 资产丢失和损坏处理
固定资产丢失或被盗时，按如下程序：
（一）已投财产保险的
（1）固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时，立即向公安机关报案并通知其上司及办公室；
（2）办公室通知保险公司索赔并向秘书长作书面汇报；
（3）如保险公司不能全额赔付，其余额损失依据丢失或损坏的实际情况由丢失资产的员工按比例赔偿；
（二）未投财产保险的
（1）固定资产使用者或保管者发现资产丢失或被盗时，立即向公安机关报案并通知其上司及办公室；
（2）办公室向秘书长作书面汇报；
（3）由此而造成的固定资产损失，依据丢失或损坏的实际情况，由丢失资产的员工按比例赔偿；
（4）由于意外或不可抗力而造成固定资产受损、丢失，则酌情处理。
由于人为原因而造成固定资产受损，该固定资产的使用者或保管者应主动、及时向上司及办公室汇报，并进行赔偿；赔偿程序如下：
（5）如被损坏的固定资产可以维修，其发生的维修费用由员工按一定比例承担；
（6）如被损坏的固定资产已不能维修及使用时，其损失由员工按比例赔偿。
第十九条 固定资产清查
（一）为确保固定资产的安全与完整，依据《办公固定资产汇总明细》对固定资产进行定期清查、盘点，以掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入帐，保证账实相符；
（二）固定资产每年清查一次，遇有下列情况，应当对有关固定资产进行全部或部分的临时清查：
（1）直接经管固定资产的人员离职或调动；
（2）因机构、业务变动，办理财产交接；
（3）固定资产发生非正常损失事故；
（4）根据工作需要决定进行的临时抽查。
（三）根据固定资产清查的范围和任务，成立由办公室或财务部、使用部门等组成的资产核查小组；
（1）对固定资产进行清查以前，财务部门必须检查有关财产增减变动的凭证是否齐全，如有尚未入账的会计事项，应当及时入账，主动与固定资产管理、仓库及使用部门核对各项固定资产的收、付记录，做到清查前的账目相符；
（2）固定资产管理人员在资产清查前，应将所管理的固定资产进行整理，对尚未验收入库或应调拨出库的固定资产，先完成入库及出库手续，避免发生重点、漏点；
（3）固定资产清查可采取逐项清点或抽查实物形式，包括查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修、报废和转让等情况是否正常等。发现未入账的固定资产，应查明原因，及时入账。在清查中如发现毁损，应查明毁损的程度、原因和责任后，在清查表内加以注明，并提出处理意见；
（4）对固定资产清查后，根据清查的结果填制清查表单。清查表单经过审核无误后，由参与清查的人员和管理财产的人员共同签名；
（5）清查表单由办公室留存一份，送交财务部门一份。
第五章 纪念品管理制度
纪念品是指基金会为感谢广大爱心人士对基金会的支持与帮助的一种公益反馈，包括纪念唱片、台历、公益宣传印刷品、捐赠证书、奖章、手提袋等。
第二十条 配置原则
基金会可以根据项目需要为参与公益的爱心人士设计纪念品，在价格控制合理的基础上，需保证美观、实用、有品质。
第二十一条 形象设计
纪念品的设计需符合基金会的形象，LOGO等需使用标准VI。
第二十二条 使用流程
纪念品的制作和使用需有关部门负责人的审核确认。
第二十三条 颁发规例
（一）基金会将为支持和帮助基金会公益事业的爱心企业、爱心人士颁发《证书》，为志愿者颁发志愿者《证书》。
（二）基金会除为捐赠人开具公益事业捐赠发票外，个人捐赠高于壹万元，企业捐赠高于拾万元赠予铜牌以兹表彰。
（三）基金会所颁奖牌、荣誉证书是对为基金会公益事业做出贡献的个人或单位的表彰，任何领取奖牌、荣誉证书的个人或单位要珍惜荣誉，不得挪做他用。对违反本基金会章程和相关规定使用奖牌和荣誉证书的，本基金会有权撤消、收回奖牌和荣誉证书。
（四）基金会所颁奖牌、荣誉证书盖有基金会印章后生效。
第二十四条 盘点
办公室应实时盘点纪念品库存，确保基金会在某一时间段的使用量是否合适。如出现库存紧缺，应及时补充。
第六章 办公环保节能管理制度
第二十五条 倡导
“地球只有一个”为确保人类生存环境的可持续发展，降低耗能，共同为保护地球尽一份力，基金会倡议：办公场所环保节能降耗，从每一位员工做起。
第二十六条 节能降耗
（一）下班后关闭所有办公设备的电源，如电脑、复印机、打印机、饮水机、碎纸机等，减少待机能耗；合理利用设备的待机省电模式；
（二）办公室充分利用自然光照明，下班后关闭办公场所全部照明灯。
（三）会议室、接待室等在使用时才开启照明灯或空调，使用完毕后，及时关闭照明灯、空调及会议用设备；
（四）减少使用一次性餐具、文具、纸杯等；
（五）尽量使用电子文档和多媒体设备。
第二十七条 无纸办公策略
（一）可以通过电子邮件等方式进行沟通的，则无需打印。
（二）重新利用单面打印过的纸张起草文件、做便签和内部备忘录；
（三）用电子备忘录和员工通讯录代替印刷版本。
（四）节能降耗
（1）发送基金会年度报告和其他材料的电子版；
（2）通过调整页面格式，如无特殊要求，尽可能实现双面打印，或循环利用纸张；
（3）在必须打印文档时，通过调整字体、边距和间距使一张标准纸张上能容纳更多文本，删除文件末尾多余页，实现版面利用最大化；
（五）复印机和打印机
（1）减少纸张打印，纸张正反面、黑白打印/复印；
（2）将复印机和打印机设置为默认双面打印；
（3）使用单面的废纸打印非正式文稿；
（4）确保纸张保存在干燥环境以防止纸张破损影响打印效果
（六）信件
（1）外寄邮件可减轻包装重量，可以省略邮资；
（2）内部办公信封可以重复再利用。
第七章 采购管理制度
第二十八条 目的
采购应以合理价格，确保质量、交货期，采购所需的各类物品,并与供应商建立稳固、良好的合作关系,以期降低采购成本并满足各部门、各项目的需求。
第二十九条 采购物品范围
（一）行政支出采购范围为:办公用品、办公电器、消耗品及机构相关部门指定购买的物品或外包服务。单价1000元以下，总价5000元以下不需要比价，可以直接电商平台（京东、天猫等）采购；
（二）项目支出采购范围为：项目执行过程中需要消耗品、捐赠物资等。
第三十条 采购要求
（一）严格甄选采购供应商,除定期实地考察、评估外,还需考核厂商价格波动、报价时限、结算方式以及双方交易额度累积状况等,包括供应商的技术性、专业性、以及稳定性等；充分考虑建立长期合作供应商关系。
（二）以合理价格购入,并确保经济、耐用、美观；特别是在抗震救灾等时间比较紧迫的情况下，依然需要货比三家，切忌造成资金浪费。
（三）行政采购以安全库存为仓储基础,及时适量地满足使用部门的要求；项目采购需并且因地制宜、因时制宜，尽量满足接受捐赠方的要求。
第三十一条 供应商的选择与管理
（一）内容
（1）供应商经营的合法性，品质、服务、价格、交货期、评估；
（2）供应商的技术性、专业性考核；
（3）供应商的供货能力、交易条件、付款条件评价；
（4）供应商的经营信誉、业务范围、经济实力、供货渠道调查.
（5）评价及选择要求：
固定供应商开发:必须进行考察评价，经评价合格后才能正式交易，并列入采购供应商表。(固定供应商：办公/后勤用消耗品等的主要供应商，有长期、稳定的交易)；
非固定供应商:办公室确认合格后才能采购。(非固定供应商：次性或临时性采购交易的消耗品或设备供应商)；
对于主要的固定供应商（年交易额100万元以上或同类物品供应商中交易额排名第1的）需每年对其进行一次综合评价。评价不合格的商品则停止该类商品的交易。
物品采购原则上在现有供应商范围内采购,如现有供应商不能提供,再开发新的供应商。
第三十二条 采购方式
（一）零星选择性采购.
凡技术性、专业性、特殊性的采购物品,用量少且需临时选择的紧急性采购,由请购部门提物品供应渠道及性能检验甚至派员协同采购，办公室负责跟踪厂商交货及费用结算业务.
（二）集中计划采购.
凡规格、性能具常规性，数量需求稳定的办公文具和消耗品等采购物品，采用集中计划采购，以利于稳定价格、安全库存.
第三十三条 采询价、报价
（一）办公室受理请购报告后,确认规格/型号并依据请购案件之缓急和交货期,如属经常性集中购入的消耗品则可选择合格供应商直接购入。
（二）请购物品之性能、规格涉及专业适用性时，须附上相关资料与请购部门共同协商确认；
（三）单价超过5000元的物资需提供价格证明或报价单。报价单必须由厂商负责人员签字或盖章,不得涂改,并且与原询价厂商保持一致性；
（四）“报价单”有效期以报价单为准，如报价单未规定且经确认价格没有变动，有效期为3个月。超过有效期需重新报价。对于价格受市场波动影响大的产品，以市场价为准。
（五）比价议价
（1）采购人员完成询价后，应立即综合了解、比较各厂商报价状况和市场行情,经综合分析后拟定供应商；
（2）议价时除注意品质能否符合需要,价格是否合理外,还要考虑交期是否符合需要,后期服务保养以及保险业务等问题.
第三十四条 订单发出
（一）办公室采购人员核准价格、供应商,方可进行订购,并将订单及时发给供应商；
（二）订单必须由办公室发送,对需紧急购入的物品可以先电话通知,办公室在并在购入中注明原因。
（三）交货期管理
（1）各类常用采购物品正常交货期如下:
办公/清洁用品交货期2-3天、劳动防护3-5天；电脑及配件、配件消耗品交货期3天；办公家具交货期7-10、其它视商品议定交货期。
以上交货期天数是指自订单核准后送达供应商之日起算(休假日除外)；原则上以不影响使用部门工作为前提；
（2）其它物品或特殊情况以报价单所确定的交货期为准；
（3）采购人员平时应及时掌握各类物品供应厂商的供货状况以密切关注如请购部门交货期要求不符合以上规定或交货期发生异常。
（4）如请购部门交货期要求不符合以上规定或交货期发生异常办公室应立即与使用部门协商、采取对策，进行交货期调整。
第三十五条 验收入库
（一）由申购部门指定的收货人（一般为直接责任人或由其通知相关人员）进行验收,验收合格后验收人在送货单签收栏内签收;如有不合格物品则联办公室、供应商一起协商处理事宜；
（二）凡在使用过程中发物品质量、数量等不符合订单要求，由请购部门通知办公室，由办公室联络供应商协商处理。
第三十六条 采购异常管理
（一）采购申请的撤消.依照采购程序办理；
（二）紧急状态下采购人员可以不进行比价立即采购,但采购价格必须得到理事长的核准；
（三）交货品质异常处理；
（1）物品验收人员发现品质不合格时,应及时联络综合管理办公室；
（2）综合管理办公室应尽快通知供应商,并进行换货/退货/罚款等事宜；
（3）异常处理状况需知会请购部门；
（4）采购物品未经验收合格时,综合管理办公室停止付款.
第三十七条 结算付款
（一）原则上采用银行转帐方式,并要求厂商提供相关资料:《企业营业执照》、银行账号等.在核实按质、按量、售后服务确保下完成交货程序下，按财务流程实施货款支付；
（二）对于以下几方面特殊情况可使用部门备用金采购：
（1）1000元以下零星小额采购，且现有供应商不能提供的物品；
（2）2000元以下紧急采购,供应商不接受转帐结算,且现有转帐结算的供应商不能在交货期内提供的物品.
（3）其它一些特殊情况需要现金紧急采购且采购金额超过2000元，5000元以下的,须先经财务部审核，经秘书长批准同意后方能实施采购。
（4）货款及时结算，综合管理办公室应于财务部规定时间内完成货款结算并与厂商维持良好的供需关系.
（5）需定期收集相关物品采购情报以取得有利之竞争价格.
（6）定期分析各类计划性采购物品价格波动状况，并制定成本降低计划,确定推行并加以改善；
（7）杜绝伪劣、伪造产品冲击采购物品价格；
（8）采购人员应保持不徇私、清廉,在业务上公正合理地执行；
第八章 合同管理
第三十八条 总则
（一）凡以基金会名义对外发生经济活动的，应当签订合同；
（二）订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；
（三）合同的范围包括：各类资助项目合同、外包服务合同、设计、采购、合作等方面的合同，不包括劳动合同；
（四）合同均应采用书面形式，有关的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分；
（五）财务部负责合同存档管理，及时整理相关项目合作协议、合同范本并监督各部门的规范利用。
第三十九条 合同的签订
（一）与合作方达成合作意向，经协商一致后，应订立协议、合同；
（二）订立合同前，必须详细了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的对于方不得与之订立经济合同；
（三）除机构法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方可对外订立书面协议、合同；
（四）对外订立协议合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式；
（五）授权委托事宜需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经机构法定代表人签字并加盖公章后授权生效；
（六）项目合同递呈审批，凭项目合同签报按规定的流程经项目部门、财务部门等审议，呈报秘书长审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效；
（七）对外订立的合作协议、合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章；
（八）单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；
（九）合同盖章生效后，应编号、登记、归档；
（十）合同文本我方至少应持一份，合同文本及复印件由财务部存档，其中原件由秘书处留存。
第四十条 合同的履行
（一）合同依法订立后，即具有法律效力，应全面地履行；
（二）业务部门和财务部应根据合同编号各立合同台帐，分别详细记录业务进展及资金收付款情况；
（三）以合同履行中如遇履约困难或违约等情况应及时汇以作对策；
（四）财务部负责经济合同的保管存档，各部门如需借出，须递交合同、协议出借申请、批准后方可借出，并在约定期限内完事返还。
第四十一条 合同的变更和解除
（一）变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、等相关职能部门及秘书长审核后方可通过；
（二）我方变更或解除合同/协议的通知应采用书面形式，并按规定流程经审核后加盖公章或合同专用章方可；
（三）变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力；
（四）合同变更后，合同编号不予改变。
第四十二条 合同的保密和保管
（一）合同作为机构对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
（二）原则上由秘书处留存原件，财务部保存复印件。
第九章 文档管理
加强基金会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，结合本基金会实际，特制定本规定。
第四十三条 外来文件：公文（指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）电报、传真等；
第四十四条 内部文件：机构内部文件和对外业务文件。
第十章 档案管理
第四十五条 基金会档案的收集、整理和保管工作由办公室负责。
第四十六条 归档的文件材料要求完整、齐全、准确并注意区分不同价值分类整理、立卷。归档材料应妥善管理，严防丢失、毁损。档案资料应包括电子文档和纸质文档两种形式。
第四十七条 归档范围：上级机关印发、本基金会制发或工作中形成的，具有参考价值的（包括但不限于下列）各种材料。
（一）行政档案
（1）登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、登记证、法人证、批复等；
（2）本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项报告；
（3）本基金会的章程和各项管理制度；
（4）本基金会的工作计划、总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要及与有关单位和个人签订的合同、协议等；
（5）会计预算、决算统计报表、资产负债表和财务报告；
（6）本基金会理事会成员和工作人员基本情况；
（7）本基金会职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的文件材料；
（8）本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的简报、声像材料、荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物材料。
（9）本基金会民政部登记年检报告、会计师事务所审计报告、重要活动领导人讲话、题词及其音像资料；
（10）其他具有保存价值的文件材料等。
（二）财务档案
（1）本会日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表。
（2）捐赠收据等入帐单据。
（3）预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。
（三）项目档案
一般公益项目及小额项目存档清单
（1）法人资格证书复印件、在申请时提供的辅证材料。
（2）项目申请表。
（3）项目立项表。
（4）项目捐助协议。
（5）项目实施过程中各阶段的报告。
（6）项目实施过程中的财务报表。
（7）项目专项审计报告，项目结项审计报告。
（8）项目评估的评定意见。
（四）传播资料档案
（1）基金会各类物品制作及印刷品。
（2）媒体报道部门原件剪报。
（3）照片、影片、录音、录像、视频等。
（4）阶段性汇总归档材料。
（5）资助项目的传播素材。
第四十八条 收、签、发文件
（一）机构对外往来的文件，由办公室统一电子扫描登记、收文、复印、存档；
（二）内部各部门内的文件流转，由各部门自行登记签字、收文、立卷、存档。
（三）以机构名义撰写的文件，按标准格式拟写后，统一由办公室盖章、登记签发。
（四）外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各相关部门；内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第四十九条 档案的销毁
（一）档案管理人员依据档案保管期限，定期组织对档案进行清理审查，确定到期档案的保存价值
（二）对无继续保存价值的档案，编入销毁清册，报领导审批后，进行销毁，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第五十条 档案利用
（一）档案一般仅供在基金会办公室阅看，本基金会工作人员因工作需要确需外借的，必须办理外借登记手续。借阅档案须经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续。
（二）查阅档案时，应爱护档案，确保档案的完整性，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注，未经批准，不准复制档案。
（三）档案管理人员发生变更时，要及时填写移交清单，办好移交手续。
第十一 章印章管理
第五十一条 总则
机构法人代表授权由办公室负责机构的印章管理，负责印章的保管和使用。
第五十二条 保管
（一）机构各类印章由专人依职权保管；
（二）印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人；
（三）机构应建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录；
（四）印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有机构印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
第五十三条 印章的使用和保管
（一）总则
为规范基金会公章的管理，保证公章安全和正常使用，特制定本制度。
本制度适用于本基金会全体工作人员。
（二）公章在使用印章时，应履行必要手续：
（1）各部门人员需使用印章时，须按要求填写《印章使用申请单》，将其与所需盖章的文件一并逐级上报审核；
（2）经审核批准后，由各职能印章保管者加盖印章；
（3）经办人所在部门分管领导负责核实文件的真实性、完整性、合规性，并对用公章文件内容、页数、用章种类、用印位置、用印数等内容进行核对。印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章；
（4）在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回；
（5）涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字；
（6）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序；
（7）用印后该《印章使用申请单》作为用印凭据由印章保管人留存；
（8）印章原则上不携带外出，确因业务需要将印章带出使用的，应事先填写《印章使用申请单》，说明事项，经秘书长批准后由两人以上共同携带使用；带出印章应及时归还，不得过夜；
（9）公章的使用决定权归秘书长，其他各印章的使用决定权由秘书长根据实际业务需要进行授权。
（10）印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向综合管理办公室报告；
（11）公章交接要有文字记录，交接时应本人亲自交接，不能交由其他人员代转。
（12）原则上不应在空白的介绍信或公文纸上盖章，特殊情况应有秘书长特批，并在空白的介绍信或公文纸上注明“仅限XXX用”的字样。
（13）必须严格依照本办法规定程序使用印章。
（三）盖章
（1）盖章时要精神集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。
（2）以基金会名义发出的公文、函件必须加盖基金会公章。
（3）正式公文只在文末落款处盖章。在落款处加盖的印章，应加盖在成文日期上，并做到上不压正文，下压成文日期年月日处。若在成文日期上方有发文单位落款，印章应压在发文机关或成文日期上面。若没有单位落款，只要印章下压年月日即可。
（4）带有存根的介绍信、证明信或公函等除在落款处盖章外，还应在公函的骑缝线上盖章。
（5）对外签订的合同、协议或提供的重要文字材料，除在落款处盖章外，还应加盖骑边章（即将多页材料沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章），以证明材料各页是同时形成的，防止删改换页。合同、协议的签字盖章页出现“此页无正文”的同时，要注明文件的名称，如“此页无正文，为××××的签字盖章页”。
（四）公章的停用
（1）因机构名称改变、机构撤销、公章式样改变、公章损坏、公章遗失或被盗、声明作废或其他等原因，原公章停止使用。同时应按照规定，申请刻制新公章。
（2）公章停止使用后，应发文给有业务往来的单位，通知已停止公章的使用，并说明停用的原因，标明停用的印模和停用时间。
（3）公章停用或作废，要发公章停用或作废通知。
（五）公章的存档和销毁
（1）旧公章停用后，应将清查结果报告基金会领导，请领导审定旧公章的处理方法。
（2）具有保存价值的公章要由基金会交办公室妥善保存；没有保存价值的印章，报请基金会领导后集中销毁；
（3）销毁废旧公章，应填写《印章销毁审批表》，销毁时要由印章保管人员监销。
（六）法人章、财务专用章管理制度
（1）目的：通过对机构财务专用章、银行法人章的严格控制，加强资金管理及对外报送资料的管理。
（2）适用范围：适用于全体员工。
（3）管理办法：
（3.1）权限
基金会指定专人负责分别保管财务专用章、银行法人章。
（3.2）使用
（3.2.1）对外支付款项：出纳收到审批手续齐全的“报销单”或“划款单”后，填制银行支付凭证，并一同拿到指定保管人处登记、盖章。
（3.2.2）对外报送资料：对外报送的任何需要加盖财务专用章的资料，均需填制盖章申请，请相关部门负责人、财务负责人、总经理签字确认后，到指定保管人处登记、盖章。
（3.2.3）银行法人章仅作为银行预留印鉴使用，用于加盖银行付款凭证，严禁在其他资料中使用。
（3.2.4）严禁在空白文件上加盖财务专用章、银行法人章。
（3.3）外借
无特殊情况，财务专用章、银行法人章不得携带外出。若确有需要，则需填制盖章申请，请相关部门负责人、财务负责若确有需要，则需填制盖章申请，请相关部门负责人、财务负责人、秘书长签字确认后，用章部门派两人以上同行，并需当天归还。
（3.4）保管人外出：若遇指定保管人长期外出，则需将印鉴妥善移交，以免耽误工作。
（七）档案管理
盖章使用登记表作为用章凭据，由印章保管人留存。盖章使用登记表保存期限不得少于五年。
第十二章 差旅管理规范
第五十四条 目的
为了保证出差人员工作需要，规范差旅费管理，特制的本规范
本办法参照《中央国家机关和事业单位差旅费管理制度》及行业标准，结合本基金会实际情况而制定。
第五十五条 适用范围
本规范适用于基金会所有员工，以及因参加基金会组织的公益活动邀请的嘉宾、开展项目实地调研和评估邀请的专家等。
（一）定义
（1）出差：包括国外出差（含港、澳、台地区）、国内出差；
（2）差旅费：包括交通费（飞机票、船票、火车票、高速路费、过桥费及其他公共交通工具费）、住宿费和差旅补贴，城市间交通费和住宿费在规定标准内凭据报销；
（3）差率补贴：分为国内出差和国外出差两种；
（4）各部门要建立健全出差审批管理制度，严格控制出差人数和天数。
（5）离开本市范围，因业务需要外出公干一天或以上。
第五十六条 申请程序
（一）出差前，须提前向部门负责人提出申请，按相关规定预借差旅费用；
（二）出差人员需提前安排、移交相关工作，比如请同事代为接听办公电话等。
（三）出差返回后，应在一周内填写《费用报销单》，注明出差时间、地点、
事由、费用等，附上完整、正规的发票单据并遵循相关程序审批报销。财务部负责审核员工差率费是否符合标准、差旅票据是否合规，并计算差旅补贴。人力资源部负责记录差旅考勤。
第五十七条 差旅费用标准及注意事项
交通、住宿及餐费标准：
|
标准 |
一般工作人员 |
领导、嘉宾、专家等 |
|
交通费 |
火车 |
高铁和动车 |
二等座 |
二等座、一等座、商务座 |
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普通列车 |
硬座、硬卧 |
硬座、硬卧、软卧 |
|
飞机 |
经济舱 |
经济舱、头等舱、公务舱 |
|
其他工具 |
实报实销 |
住宿费
（标准/人/晚）
（实际支出参照当地市场价） |
国内：元/天 |
一类城市 |
600元 |
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二类城市 |
500元 |
|
三类城 |
350元 |
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国外：元/天 |
|
1600元 |
|
餐费(元/人/餐) |
|
150元 |
备注：一类城市：北京、上海、重庆、天津、广州、珠海、海南、深圳、厦门；
二类城市：其他省府所在地及沿海的地级城市（大连、秦皇岛、青岛、烟台、威海、连云港、南通、宁波、温州、福州、湛江、北海、汕头）；
三类城市：除一二类以外的其他地区。 |
注意事项：
（1）员工出差由办公室或项目部统一安排预定酒店和机票，并尽早提前预订以获取优惠的折扣；
（2）员工出差尽可能利用经济便利的公共交通工具，费用据实报销，报销时，须注明事由、起始时间和地点；
（3）员工原则上应选择经济舱或普通列车、高铁动车二等座，确需陪同嘉宾、领导出行除外。
（4）所有预支的差旅费应在出差返回后5个工作日内结清，前款不清，后款不借；
（5）本着节约、合理的原则，在限定的标准内据实报销；
（6）出差人员不能使用酒店宾馆房间内的酒水及其它服务项目，由此引起的费用由出差人员个人支付。入住酒店三天以上者，可以酌情申请报销洗衣费；
（7）入住酒店因公所发生的上网费用予以报销；
（8）所有的工作电话和传真费用可予以报销；
（9）凡到外地参加会议、商务洽谈、培训等，费用参照出差标准。若会务费中包含食宿费用的，不作重复报销；
第五十八条 对报销票据的要求
（一）报销票据严格按照以下要求提供，不合格的发票一律不予报销。
（1）报销人员所报票据必须是正式的、有税务监制字样的票据。
（2）除行政性收费外，不得以收款收据作为报销凭证；报销凭证上应盖有清晰的财务专用章（或发票专用章）戳记，并注意票据上所附的各种说明，如“无专用章无效”、“不得作为报销凭证”等字样。
（3）除定额发票、机打发票外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的发票，发票上的要素要完整，否则财务不予报销。
（4）发票抬头：北京市二十一世纪公益基金会
统一社会信用代码：531100000649235689
（5）大小写金额一致，剪裁式发票的“剪口”金额与填写金额要一致，如有不符，报销无效。
（6）发票日期要完整。
（7）经济业务内容要清楚（包括数量、单价）。
（8）发票不得涂改、刮擦、挖补。发票有错误的，应该由开票单位重开或更正，更正处应加盖开具单位印。机打发票错误的，发票金额有误的必须重开
（9）经财务部门审核鉴定属于假发票的，经办人必须更换发票，否则不予报销。
第十三章 信息安全管理
第五十九条 信息资产是指可借助信息媒体以多种形式存在，如储存在电脑内、光盘内；打印或记录在纸上；通过网络、传真或交谈方式进行传输。分为电子文档、纸质文档、软件及系统、硬件及设施等。
信息安全管理是避免业务信息外泄，防范风险以确保业务的连续性。
（一）全员责任
全体员工、合作机构、业务外包商，均有责任确保本机构信息的机密性、完整性，防止机构信息未经授权下被泄露、篡改或破坏，对机构业务连续性影响重大的计算机系统，更要严格维护。
（二）管理层
（1）基金会管理层必须确保所有员工知晓保护基金会的信息及信息系统安全的义务，并确保信息安全意识培训是员工持续培训的一部分；同时员工须签署必要的基金会信息保密合同或协议；
（2）管理层指定信息技术数据处理的专责人员，由其实施必要的安全措施以确保禁止未经授权的非法进入,移动或破坏信息安全；同时负责对非法入侵的调查,员工因终止合同或职位调动而必须做相应的权限终止或改变,及相关信息资料的移交。
（3）用户
（3.1）所有经机构授权的电脑及通讯网络用户,在使用机构的网络资源时,须承担保护机构的信息安全的责任；
（3.2）机构内的电脑和网络资源仅用于工作目的，用户只能访问被授权访问的相关信息资源；员工应爱护及保护个人保管、使用的电脑相关设备；
（4）访客
来访客户会给机构的保密信息及信息系统安全、保密带来一定的风险；机构每位员工有责任阻止未经许可的来访者或未被授权而企图访问机构的计算机及网络资源的访客并及时上报。
第十四章 证照与介绍信管理办法
第六十条 证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，包括基金会法人登记证书、慈善组织证书、基金会开户许可证等，由秘书处指定专人统一管理。
第六十一条 证照的使用包括借用、复印等，证照使用必须填写《证照使用申请单》；
（一）复印借用程序：借用人申请→部门负责人审→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还保管人员）证照复印件必须加盖“再复印无效章”；
（二）如需使用原件，须秘书长核准；
（三）证照保管人员必须做好登记，认真填写《证照使用登记表》。
第六十二 条基金会介绍信主要用于基金会工作人员对外联系工作、商洽事务，介绍信由秘书处指定专人负责保管。
（一）工作人员使用介绍信须机构负责人同意；
（二）使用介绍信须按内容逐项填写、登记，文字要简洁明确，注明工作任务或目的，并认真填写存根、有效期、骑缝号、日期，加盖印章、骑缝章后方可使用；
（三）一般不开空白介绍信，因特殊情况需要时，须在存根栏写明用途及要求，如未使用，应退回并注销。
第十五章 基金会形象及员工职业道德
第六十三条 作为中国公益行业的倡导者和实践者，基金会致力于促进公益事业的发展；机构的活动和员工个人的言行与机构推崇的原则和标准相一致十分重要。
第六十四条 在工作中，每个员工都代表基金会。员工的行为举止、职业素养都会给人留下深刻的印象。员工应以与所处职位和权限相一致的姿态与公众交往。员工不得利用在其基金会的职权谋取任何形式的个人利益。
第十六章 有关违规处罚
第六十五条 基金会将严惩任何违反机构职业道德规章制度的员工，方式包括即时解除劳动合同、提起劳动仲裁或向人民法院起诉等。
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